L’aggiornamento dei dati GDPR nei processi di certificazione aziendale per la sostenibilità (ESG)

Nell’era digitale in cui viviamo, la gestione dei dati personali rappresenta una sfida sempre più complessa per le aziende. L’adozione di standard normativi come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è ormai un requisito imprescindibile per garantire la conformità legale e proteggere la privacy degli individui. Tuttavia, questa esigenza diventa ancora più critica quando le aziende intraprendono processi di certificazione che richiedono la raccolta e la comunicazione di dati sensibili, come nel caso delle certificazioni di sostenibilità, spesso legate ai criteri ESG (Environmental, Social, Governance).

GDPR e certificazioni ESG: una sinergia delicata

Le certificazioni ESG mirano a valutare le prestazioni ambientali, sociali e di governance di un’azienda, fornendo una panoramica della sua sostenibilità a lungo termine. Per ottenere queste certificazioni, le aziende devono fornire dati dettagliati su vari aspetti delle loro attività, inclusi quelli relativi ai dipendenti, come le loro condizioni lavorative, il livello di formazione e, in alcuni casi, anche informazioni sulla situazione familiare.

Questi dati, sebbene raccolti per finalità legittime, rientrano spesso nella categoria dei dati personali o addirittura dei dati sensibili secondo il GDPR. Di conseguenza, ogni azienda che si appresta a richiedere una certificazione ESG deve prestare particolare attenzione a garantire che le informative, i registri dei trattamenti e le misure di sicurezza siano costantemente aggiornati e conformi alle normative in vigore.

L’aggiornamento delle informative privacy e dei registri dei trattamenti

Un aspetto cruciale da considerare è l’aggiornamento delle informative privacy, i documenti che spiegano agli interessati (dipendenti, collaboratori, ecc.) come i loro dati verranno raccolti, trattati e comunicati. Le informative devono essere dettagliate e trasparenti, specificando chiaramente le finalità del trattamento dei dati e le categorie di dati personali coinvolte. Qualora venissero apportate modifiche significative ai processi di trattamento – ad esempio, l’introduzione di nuove tipologie di dati raccolti o la condivisione di questi dati con nuove terze parti come enti certificatori – l’azienda è obbligata a rivedere e aggiornare le informative.

Un altro elemento fondamentale è il registro dei trattamenti, il documento che contiene una descrizione di tutte le attività di trattamento dei dati personali effettuate dall’azienda. Questo registro, obbligatorio per le aziende di una certa dimensione o che trattano dati sensibili, deve essere continuamente aggiornato per riflettere i cambiamenti nei processi aziendali. Nei progetti di certificazione ESG, l’azienda potrebbe essere tenuta a introdurre nuove attività di trattamento dei dati, come la valutazione della formazione del personale o il monitoraggio delle condizioni lavorative, e queste attività devono essere documentate nel registro.

Le misure di sicurezza: protezione dalla raccolta alla comunicazione

Accanto alla gestione documentale, le aziende devono prestare la massima attenzione all’implementazione di misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati personali durante tutte le fasi del loro trattamento. Nei processi di certificazione ESG, i dati vengono spesso condivisi con enti terzi incaricati della certificazione o della consulenza per ottenere tale certificazione. È fondamentale che questa comunicazione avvenga in modo sicuro, adottando tecnologie e protocolli di sicurezza che garantiscano la riservatezza e l’integrità dei dati.

Le misure di sicurezza devono essere calibrate in base al rischio associato al trattamento dei dati. Nel caso di dati sensibili, come le informazioni sui dipendenti, le aziende devono adottare soluzioni avanzate come la crittografia, l’uso di reti sicure e l’adozione di sistemi di autenticazione a più fattori per limitare l’accesso ai soli soggetti autorizzati.

Un altro punto delicato riguarda la gestione dei dati nel caso in cui vengano comunicati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Il GDPR, nel suo capo V, stabilisce che il trasferimento di dati personali verso paesi terzi può avvenire solo se vengono messe in atto garanzie adeguate, come le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o l’adozione di Binding Corporate Rules (BCR) da parte delle aziende multinazionali. In assenza di tali garanzie, il trasferimento può essere effettuato solo in casi eccezionali e con il consenso esplicito degli interessati.

Conclusioni

In un contesto aziendale sempre più interconnesso e orientato alla sostenibilità, i processi di certificazione ESG rappresentano un’opportunità per le imprese di dimostrare il loro impegno verso una gestione responsabile e trasparente. Tuttavia, per garantire che tali processi siano in linea con le normative sulla protezione dei dati, è fondamentale che le aziende prestino attenzione non solo alla raccolta e alla comunicazione dei dati, ma anche all’aggiornamento continuo delle informative privacy, dei registri dei trattamenti e delle misure di sicurezza.

La compliance al GDPR non è solo un obbligo normativo, ma anche una componente essenziale della responsabilità sociale d’impresa, che riflette l’attenzione dell’azienda verso la tutela dei diritti dei propri dipendenti e collaboratori. Integrando questi principi nei processi di certificazione ESG, le aziende possono costruire una reputazione solida, basata sulla trasparenza e sulla fiducia, pilastri fondamentali per una crescita sostenibile nel lungo termine.