Videosorveglianza in azienda: regole, finalità e adempimenti

Sempre più imprese scelgono di installare sistemi di videosorveglianza per tutelare la sicurezza e il patrimonio aziendale.
Nonostante l’evoluzione tecnologica abbia reso questi impianti sempre più sofisticati ed efficienti, la videosorveglianza non rappresenta una novità nel panorama dei sistemi di protezione aziendale. Ciò che, invece, continua a generare dubbi è quando e come le telecamere possano essere utilizzate, soprattutto se le immagini riprendono comportamenti sanzionabili da parte dei collaboratori.
A complicare il quadro intervengono inoltre le normative in materia di privacy, come il GDPR, che richiedono adempimenti precisi e non sempre correttamente applicati.
Vediamo quindi di fare chiarezza su modalità di utilizzo, limiti e obblighi.

Quando le riprese sono lecite

Per comprendere se un video può essere utilizzato a fini sanzionatori, è fondamentale distinguere la tipologia di evento ripreso:

• Atti illeciti ai danni dell’azienda o dei collaboratori
  Si tratta di effrazioni, furti, aggressioni o altri reati contro il patrimonio e la sicurezza, compiuti da estranei o interni. In questi casi, i filmati possono essere consegnati alle Forze dell’Ordine, unitamente alla denuncia.
• Incidenti o infortuni
  Le immagini possono essere utilizzate come prova per ricostruire la dinamica di incidenti che coinvolgono terzi o infortuni sul lavoro, a supporto di indagini o procedimenti giudiziari.
• Comportamenti scorretti dei lavoratori
  Ad esempio, danneggiamento di beni aziendali, violazione delle norme di sicurezza o atteggiamenti inappropriati verso colleghi.
  In questo caso, la legge richiede che l’impianto sia configurato in modo da escludere controlli sistematici sui dipendenti (Legge 300/1970 – Statuto dei Lavoratori). Tuttavia, una ripresa casuale di un comportamento scorretto può essere utilizzata, purché le azioni successive del datore di lavoro siano improntate a gradualità (ad esempio, prima un richiamo verbale, poi eventuali sanzioni).

Finalità ammesse

La videosorveglianza è generalmente installata per motivi di sicurezza e protezione del patrimonio, ma può rispondere anche ad altre esigenze specifiche:

• Tutela della salute e sicurezza sul lavoro
  Ad esempio, il monitoraggio di ambienti confinati o di macchinari pericolosi per prevenire incidenti.
• Organizzazione e gestione delle attività
  Un ristorante può controllare la sala per ottimizzare il servizio ai clienti, mentre una società di logistica può monitorare accessi e movimentazioni di carichi.
• Obbligo di legge
  Alcune attività, come le sale da gioco, sono tenute a installare sistemi di videosorveglianza.

Regole per l’installazione

L’installazione delle telecamere deve sempre rispettare la privacy dei lavoratori e alcune regole fondamentali:

• Le riprese non devono essere indirizzate in modo continuativo sul singolo dipendente, salvo necessità specifiche (gestione di denaro contante, oggetti di valore, motivi di sicurezza).
• È vietato riprendere luoghi che richiedono particolare riservatezza, come bagni e spogliatoi.
• Le telecamere non devono inquadrare aree esterne non pertinenti, come strade o proprietà adiacenti.

Adempimenti obbligatori

L’installazione e l’utilizzo di impianti di videosorveglianza devono rispettare due normative principali: lo Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) e il Regolamento UE 679/2016 (GDPR).
Tra gli adempimenti principali rientrano:

• Autorizzazione preventiva
  Se l’azienda impiega personale, è necessario un accordo con le rappresentanze sindacali o, in assenza, l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro, per evitare controlli a distanza non consentiti.
• Policy interna
  Redazione di un documento che definisca modalità, tempi e soggetti autorizzati alla visione delle immagini. Chi ha accesso ai filmati deve essere formalmente incaricato e formato.
• Nomina dei responsabili esterni
  Se le immagini sono accessibili da fornitori (ad esempio società di manutenzione o vigilanza), è necessario nominarli responsabili del trattamento, dopo aver verificato le loro procedure di sicurezza.
• Valutazione di impatto privacy (DPIA)
  Obbligatoria se il sistema coinvolge un numero significativo di persone o presenta rischi elevati per i diritti degli interessati.
• Aggiornamento del registro dei trattamenti
  Il sistema deve essere inserito nel registro privacy aziendale.
• Informative agli interessati
  Devono essere predisposte informative di primo livello (cartelli* visibili prima della zona ripresa) e di secondo livello, con i dettagli del trattamento.
• Tempi di conservazione
  Le immagini possono essere conservate, di norma, per 24/48 ore, estendibili fino a 7 giorni o oltre solo previa autorizzazione del Garante della Privacy e per motivi documentati.

*Esempio di cartello a norma, secondo il Garante. (Clicca per visualizzarlo).

Sanzioni e controlli

Le violazioni possono essere segnalate al Garante per la protezione dei dati personali anche da soggetti estranei agli organi ispettivi.
Le conseguenze vanno da richiami e sospensioni dei trattamenti fino a pesanti sanzioni economiche, motivo per cui è fondamentale adottare un sistema conforme sin dalla progettazione.

Daniele Umberto Spano
CEO – KRUZER S.r.l.

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