Lo studio di amministrazione condominiale, anche se per molti aspetti è assimilabile ad un qualsiasi studio di professionisti, rappresenta una realtà particolare per i seguenti motivi:
- effettua molti trattamenti di dati riferiti a persone fisiche (condòmini; dipendenti; altri professionisti);
- il particolare rapporto (rappresentanza e responsabilità) che lo lega ai condòmini ed il suo ruolo, prevede che l’adeguamento al gdpr venga effettuato quasi contemporaneamente, allo studio e ai condomìni;
- l’attività è particolarmente esposta a potenziali controversie, che, spesso, si risolvono in sede giudiziaria;
- la sensibilità dei principali soggetti interessati coinvolti (condòmini) al tema della privacy è alta, ma non è altrettanto alta la percezione dell’esigenza di investire per l’adeguamento alla normativa vigente.
Kruzer, al fine di affrontare al meglio tutto il processo di adeguamento, sia per lo studio, sia per le realtà condominiali, ha seguito il programma descritto di seguito.
- Adeguamento dello studio di amministrazione:
- raccolta e disamina di tutti i processi coinvolti nel trattamento dei dati;
- raccolta di tutti i dati e le informazioni necessarie per l’adeguamento;
- realizzazione della documentazione di legge;
- disposizioni per l’implementazione delle misure tecniche e organizzative;
- formazione specifica prevista dal regolamento.
La formazione ha coinvolto, oltre che il titolare dello studio, anche i suoi due dipendenti, in ottemperanza dell’art. 29 del GDPR, che prevede la formazione per tutti i soggetti che trattano dati personali.
- Adeguamento dei condomìni:
- quando si è reso necessario (casi di atteggiamento ostico, da parte dei condòmini, per lo
stanziamento dei costi di consulenza), partecipazione di un rappresentante di Kruzer in assemblea, finalizzata a sensibilizzare la comunità condominiale all’adeguamento di legge e a fornire le informazioni richieste;
- raccolta dei dati relativi i soggetti partecipanti alle realtà condominiali con la collaborazione dell’amministratore;
- realizzazione della documentazione base di legge;
- realizzazione e fornitura del manuale privacy dedicato ai condòmini;
- realizzazione fornitura della documentazione di legge nei casi di presenza di dipendenti (portierato e pulizie);
- fornitura della documentazione di legge nei casi di presenza di impianti di videosorveglianza. In un caso, ove presente portiere dipendente e impianto di videosorveglianza, inoltrata richiesta di autorizzazione all’Ispettorato del Lavoro;
- fornitura della documentazione tramite file convertiti in formato XML, compatibili con il software gestionale dell’amministratore.
Il tipo di contratto stipulato con lo studio, prevede la fornitura gratuita del servizio per lo studio, mentre viene fatturata la quota annuale per ogni singolo condominio. Gli aggiornamenti vengono effettuati una volta all’anno e viene fornito un servizio di consulenza continua di base.
Si è reso necessario, in due casi, l’intervento di una consulenza specifica per la definizione di ruoli di responsabilità, oltre che la redazione di documentazione privacy per la fruizione delle agevolazioni relative al “superbonus”.
Visto il periodo di realizzazione del lavoro, caratterizzato dagli impedimenti dovuti alle misure anti pandemia, le operazioni sono state svolte da remoto, con l’ausilio di applicazioni di videoconferenza.