L’accelerazione della tecnologia, nell’ultimo decennio, ha portato aziende, persone e amministrazioni verso confini inimmaginabili fino a pochi lustri fa. Le vicende relative alla lotta al Covid, hanno agevolato un importante utilizzo delle risorse tecnologiche disponibili, anche da parte di quei soggetti più resistenti e refrattari nei confronti dei dispositivi telematici, forieri di una nuova era, caratterizzata da rapporti umani più veloci, efficenti ed economici, anche se inevitabilmente più freddi e distaccati.

La realtà condominiale non è esente da questi “germogli” di nuove forme di comunicazione: applicazioni di messaggistica, tipo WhatsApp; piattaforme di videoconferenza, come Google Meet, Zoom o Teams. E-mail e cellulari sono ormai una realtà consolidata da molti anni.

Vediamo nel dettaglio le implicazioni, dal punto di vista della riservatezza, della protezione dati e delle procedure, anche documentali, dell’utilizzo di tali strumenti.

Inizieremo la carrellata proprio con gli strumenti già consolidati, come le e-mail e i numeri di cellulare.

Posta elettronica e numeri di cellulare

L’utilizzo diffuso di tali strumenti, ormai in qualsiasi ambito della nostra attività privata e professionale, a volte, ci fa trascurare un elemento fondamentale della normativa vigente sulla privacy e sulla protezione dei dati: la base giuridica, cioè, la prerogativa giuridica che rende legittimo il loro utilizzo. La base giuridica riconosciuta è il consenso espresso da parte dei soggetti interessati. Infatti, la comodità resa alla comunicazione da tali mezzi, non è sufficiente a farli rientrare nella base giuridica dell’esecuzione del contratto, condizione di leicità riconosciuta invece per il trattamento di tutti gli altri dati condominiali come le ripartizione delle spese; i dati anagrafici e catastali; la morosità eventuale; etc.

L’attività di invio di mail ad una moltitudine di soggetti deve essere effettuata con la “ccn” cioè la “copia conoscenza nascosta” per evitare che venga reso noto in chiaro l’indirizzo di posta degli altri condomini. A tal proposito simile, è stata multata anche un’amministrazione pubblica.

Applicazioni di messaggistica

Le applicazioni di messaggistica possono essere gestite in modi differenti: può essere una semplice bacheca informativa, dove l’amministratore trasmette comunicati e notizie ai condomini appartenenti ad un gruppo specifico, dove i numeri di cellulare dei partecipanti sono oscurati; in altri casi, l’applicazione ha la funzione di chat, dove tutti comunicano con tutti e ogni singolo partecipante è visibile con il suo numero di telefono. In quest’ultimo caso, è obbligatorio rendere noto, in modo chiaro, nell’informativa del trattamento (artt. 13-14 del reg. Eu 679-2016) il funzionamento dell’applicazione e i destinatari dei propri dati personali (gli altri condomini), nello specifico, il proprio numero di cellulare. Inoltre è prevista la raccolta del consenso esplicito, al fine di inserire il numero di telefono dei partecipanti alla chat all’interno del gruppo.

Piattaforme di videoconferenza

La partecipazione ad un’assemblea tramite questi strumenti non prevede un consenso specifico, se non una delibera condominiale che la renda valida. Ciò che, come sempre, però non deve mancare, è l’informativa specifica. L’informativa deve illustrare quali dati vengono trattati, quali sono i diritti dei soggetti, etc. Nell’informativa sarà necessario specificare se durante l’incontro ci saranno dei momenti particolari che verranno registrati, come, ad esempio, votazioni o particolari relazioni da parte di tecnici. Ricordiamo che, con la delibera dell’assemblea, è possibile anche videoregistrare le normali assemblee svolte dal vivo.

 

I trattamenti di dati tramite gli strumenti innovativi necessitano di essere sottoposti ad un analisi dei rischi e, talvolta, se necessario, all’analisi d’impatto (Dpia – art. 35 del reg. Eu 679-2016) ed essere annoverati tra i trattamenti elencati nel registro dei trattamenti (art. 30 del reg.Eu 679-2016).

 

Daniele Umberto Spano

Ceo Kruzer

 

 

Kruzer è a Vostra disposizione per un’analisi dettagliata dei trattamenti in essere, nell’ambito della gestione condominiale, per rilevare eventuali mancanze di documenti e adempimenti obbligatori. 

 

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