Amministratore di condominio: le regole della privacy

 

Amministratore condominio – La gestione della privacy e la sua evoluzione negli anni coinvolge in modo diretto l’attività di amministrazione dei condomìni e coloro che se ne fanno carico.

Principalmente è possibile individuare come punti di riferimento la legge n. 220/2012 e, più recente, il GDPR 2016/679, che è intervenuto nella regolamentazione con maggior severità.

Vedremo quindi quali sono i comportamenti che un amministratore dovrebbe adottare di fronte a tutte quelle dinamiche che incorrono frequentemente nelle realtà condominiali.

 

Amministratore condominio – Le regole e il GDPR

Come abbiamo detto, gli amministratori devono rivolgersi innanzitutto alla legge n. 220/2012, tramite la quale è stata riconosciuta maggior responsabilità all’amministratore nella gestione e conservazione dei dati personali appartenenti ai condòmini.

Questo incarico ha assunto maggior importanza con l’entrata in vigore del General Data Protection Regulation 2016/679 e del D.lgs. 101 del 10 agosto 2018, che ha permesso l’adeguamento e la corretta adozione del primo rispetto al già esistente D.lgs. 196/2003.

Uno dei principi prevede che, per ragioni professionali, tutti coloro che entrano in possesso di dati personali debbano rispettare il GDPR, e così vale anche per l’amministratore, per il quale è attivo anche l’art. 1130 del codice civile. Quest’ultimo prevede, infatti, che questa figura si faccia carico di curare la tenuta del registro dell’anagrafe condominiale, documento contenente una serie di informazioni che includono le generalità dei condòmini.

L’amministratore di condominio deve perciò essere in grado di dimostrare di aver svolto ogni azione e adottato tutti gli accorgimenti per garantire la protezione e la sicurezza dei dati personali del contesto condominiale, includendo tutte le misure idonee, sia fisiche che informatiche ai registri e agli archivi elettronici.

 

Amministratore condominio – Gestire le situazioni più comuni

Vediamo i comportamenti da adottare riguardo diverse circostanze assai frequenti nelle realtà di un condominio, che vanno a coinvolgere la privacy e i dati sensibili:

• installazione dei sistemi di videosorveglianza
• casi di morosità
• fenomeni di disabilità
• gestione della bacheca condominiale

 

Amministratore condominio – Sistemi di video sorveglianza

I sistemi di videosorveglianza sono sempre più diffusi con la finalità di garantire la sicurezza e la tutela del patrimonio, ma non sempre vengono seguite tutte le disposizioni di legge.

Ricordiamo, di seguito, i principali adempimenti da espletare quando l’assemblea delibera l’installazione dell’impianto:

1. redazione dell’analisi di impatto privacy (dpia), prescritta dall’art. 35 del GDPR;
2. se presente personale assunto dal condominio, come ad esempio il personale di portineria, effettuare la richiesta di autorizzazione all’Ispettorato del lavoro (art. 4 della legge 300/1970 del diritto del lavoro);
3. redazione dell’informativa completa (artt. 13-14 del GDPR);
4. apposizione dei cartelli di avviso di presenza dell’impianto (informativa sintetica, artt. 13-14 del GDPR);
5. inserimento del trattamento nel registro dei trattamenti condominiale (art. 30 del GDPR);
6. nominare le persone, interne (autorizzati al trattamento) ed esterne, autorizzate a gestire l’impianto (responsabili esterni).

 

Amministratore condominio – Morosità

La gestione delle dinamiche di morosità è particolarmente complessa e, al contempo, delicata.

Se è vero che qualsiasi condomino ha il diritto di conoscere lo status di morosità del condominio, è altrettanto vero che queste informazioni non possono essere divulgate all’esterno dell’ambito condominiale, tranne che in alcune particolari circostanze e con determinate modalità.

 

Amministratore condominio – Disabilità

Potrebbe rendersi necessario il trattamento di alcuni dati particolari, come quelli relativi allo stato di salute di alcuni condòmini in determinate circostanze, per esempio, quando dovesse sorgere l’esigenza di effettuare dei lavori per agevolare l’abbattimento delle barriere architettoniche. In questo caso, oltre che aggiornare i registri dei trattamenti, è d’obbligo acquisire i consensi privacy necessari. È evidente che tale tipologia di dato personale va tutelato e protetto con ogni mezzo possibile.

 

Amministratore condominio – Bacheca condominiale

Un tema, a volte dibattuto, riguarda la bacheca condominiale. Anche in questo caso è necessario considerare le norme e le linee guida del Garante, in tema di privacy: le comunicazioni e gli avvisi che trovano posto in questo spazio dovranno sempre avvenire senza che vi sia alcuna violazione della privacy.

Ne consegue che sia vietato esporre qualsiasi tipologia di dato personale dei singoli condòmini o di altri soggetti; avvisi di morosità; copie dei verbali d’assemblea o qualsiasi altro dato o informazione direttamente attribuibile a persone fisiche. Sono dunque ammessi solo avvisi di carattere generale.

 

Amministratore condominio – i manuali di Kruzer:

 

Al fine di ottemperare al pronunciamento dell’Ente Nazionale Normazione (UNI) e alla regola della formazione obbligatoria per i soggetti che trattano dati personali (art. 29 del GDPR), È possibile scaricare gratuitamente il manuale specifico redatto dai professionisti di Kruzer.

Per conoscere tutti gli altri adempimenti di legge che riguardano l’ambito condominiale, è possibile contattare lo staff di Kruzer, cliccando qui.